FAQ

FAQ Anforderungen zur steuerlichen Anerkennung

Welche Bedingungen werden vom Finanzamt zur Anerkennung gefordert?

1. Die Aufzeichnungen müssen zeitnah und fortlaufend (lückenlos) vorgenommen werden.\r\n2. Zur Verhinderung von Manipulationen ist eine geschlossene Form der Aufzeichnung erforderlich, so dass Änderungen, Streichungen und Ergänzungen erkennbar sind.\r\n3. Ausdrucke aus Tabellenkalkulationsprogrammen sind nicht ordnungsgemäß.\r\n4. Zwingend bei geschäftlichen Reisen sind die Angaben: Datum, Reiseziel, aufgesuchter Kunde/Geschäftspartner bzw. Gegenstand der dienstlichen Verrichtung sowie bei Abschluss der Fahrt der erreichte Gesamtkilometerstand.\r\n5. Ein Verweis auf andere Unterlagen ist unzulässig. Die Angaben sind im Fahrtenbuch zu machen.\r\n6. Umweg-Fahrten sind gesondert auszuweisen, auch wenn sie verkehrsbedingt (z.B. Umleitung, Stau) waren.\r\nSelbst wenn alle oben aufgeführten Punkte berücksichtigt werden, gibt es keine allgemeine Bestätigung, dass das otp Fahrtenbuch vom Finanzamt anerkannt wird.\r\nUnsere Empfehlung, um die Anerkennung sicherzustellen, halten Sie bitte zuvor Rücksprache mit dem zuständigen Sachbearbeiter Ihres Finanzamts. \r\n

Was bedeutet es Aufzeichnungen zeitnah und fortlaufend (lückenlos) vorzunehmen?

Die zeitnahe und fortlaufende Aufzeichnung ist Aufgabe des Fahrers. Zur Verifikation werden Datum und Zeit der Aufzeichnung durch das Fahrtenbuch protokolliert.\r\nEin Betriebsprüfer beurteilt nicht vorrangig die Software, sondern die von Ihnen damit erstellten Aufzeichnungen. Er hat immer die Möglichkeit, ein Fahrtenbuch nicht anzuerkennen, wenn Grund zu der Annahme besteht, dass die Aufzeichnungen unvollständig oder nicht zeitnah gemacht worden sind, oder widersprüchliche Angaben enthalten. Dazu können Querprüfungen von Tachoständen aus dem Fahrtenbuch mit Werkstattquittungen oder ein Vergleich des Fahrtenbuchs mit dem Datum von Tankbelegen oder sonstigen Dokumenten herangezogen werden. Die Vollständigkeit und Plausibilität des Fahrtenbuchs kann nur der Anwender selbst sicherstellen.\r\nWird das otp Fahrtenbuch wahrheitsgemäß, korrekt und vollständig geführt, wird es bei der Betriebsprüfung keine Probleme geben. Schließlich ist laut Schreiben des BMF ein elektronisches Fahrtenbuch anzuerkennen, \"wenn sich daraus dieselben Erkenntnisse wie aus einem manuell geführten Fahrtenbuch gewinnen lassen.\"\r\n

Wie wird mit nachträglichen Änderungen und Streichungen verfahren?

Zu nachträglichen Änderungen heißt es in den BMF-Schreiben:\r\n\"Beim Ausdrucken von elektronischen Aufzeichnungen müssen nachträgliche Veränderungen der aufgezeichneten Angaben technisch ausgeschlossen, zumindest aber dokumentiert werden.\" Alle Daten im otp Fahrtenbuch können ausschließlich durch den Anwender auf der Website des otp Fahrtenbuchs bearbeitet werden. Bei Änderungen und Streichungen bleiben die Originaldatensätze erhalten.\r\n

Kann man die vorgeschriebenen Daten vollständig erfassen?

Zur Vollständigkeit der Daten heißt es in den BMF-Schreiben:\r\n\"Ein Fahrtenbuch muss mindestens folgende Angaben enthalten: Datum und Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder einzelnen betrieblich/beruflich veranlassten Fahrt, Reiseziel, Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner. Wird ein Umweg gefahren, ist dieser aufzuzeichnen. Für Privatfahrten genügen jeweils Kilometerangaben; für Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte genügt jeweils ein kurzer Vermerk im Fahrtenbuch.\"\r\nFolgende Anforderungen des BMF können im otp Fahrtenbuch erfasst werden:\r\n• Fahrer, Fahrzeughersteller & Fahrzeugmodell, Start Datum & Zeit, Start Ort, Start Kilometerstand, Ende Datum & Zeit, Ende Ort, Ende Kilometerstand und Anlass\r\n• Zusätzliche Angaben können über das Notizfeld gemacht werden, dadurch sind Verweise auf andere Unterlagen nicht nötig. Auch Umweg Fahrten selbst wenn sie verkehrsbedingt sind (z.B. Umleitung, Stau) können über das Notizfeld angegeben werden. \r\nAuch wird beim otp Fahrtenbuch unterschieden in Privatfahrten, Geschäftsfahrten und Arbeitsweg um Ihnen die Eingabe zu erleichtern.\r\nDie vom Finanzamt vorgeschriebenen Daten können somit durch unsere App im vollsten Umfang erfasst werden.\r\n

Wird ein Tabellenkalkulationsprogramm für den Betrieb des Fahrtenbuchs benötigt?

Für den Betrieb des otp Fahrtenbuchs wird kein Tabellenkalkulationsprogramm benötigt. Es ist lediglich die otp Fahrtenbuch App auf einem Mobiltelefon sowie eine gültige E-Mailadresse zur Registrierung nötig.

Welche behördlichen Anforderungen gibt es zum Führen eines Fahrtenbuchs?

Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat mit Schreiben vom 21.01.2002 Anforderungen an ein Fahrtenbuch festgelegt und mit Schreiben vom 07. 07.2006 und 18.11.2009 die Anforderungen an den Nachweis der betrieblichen Nutzung von Kraftfahrzeugen konkretisiert. \r\nDas otp Fahrtenbuch wurde konsequent anhand der Vorgaben des BMF zur Vollständigkeit der Angaben und der Verhinderung bzw. der Dokumentation von nachträglichen Änderungen entwickelt.\r\n

FAQ Fahrer

Welche Daten benötige Ich zur Registrierung?

Sie brauchen zur Registrierung bei otp lediglich eine E-Mail Adresse.

Wie kann Ich mein Passwort ändern?

Sie können Ihr Passwort entweder in der otp Fahrtenbuch App oder auf der otp Fahrtenbuch Website unter „Einstellungen“ ändern. In der otp Fahrtenbuch App wählen Sie in den Einstellungen „Fahrer“ und „Passwort ändern“. Auf der Website öffnen sich die Einstellungen durch einen Klick auf Ihren Benutzernamen. Dort müssen Sie Ihr altes Passwort einmal und Ihr neues Passwort zwei Mal eingeben.

Wie kann Ich meine Benutzerdaten ändern?

Hierzu rufen Sie die otp Fahrtenbuch Webseite auf und melden sich an. Wenn Sie eingeloggt sind klicken Sie auf Ihren Benutzernamen und wählen die Rubrik Einstellungen aus. Dort können Sie Ihre Benutzerdaten bearbeiten.

Wie lege Ich einen neuen Fahrer an?

Ein neuer Fahrer kann entweder über die otp Fahrtenbuch Website oder die otp Fahrtenbuch App angelegt werden. Auf der Website können Sie in dem Menüpunkt „Flotte“ unter dem Menüpunkt „Fahrer hinzufügen“ einen neuen Fahrer anlegen.\r\nIn der App kann ein neuer Fahrer unter „Einstellungen“, „Fahrer“ und „Fahrer voreinstellen“ angelegt werden. Hier wählen Sie den Button „Weitere Einstellungen“. Sie werden nachfolgend auf eine mobile Website weitergeleitet, auf der Sie zunächst das Fahrzeug auswählen, für das der Fahrer angelegt werden soll, und anschließend Vorname, Name und E-Mail Adresse des Fahrers eingeben.\r\nDer neu eingeladene Fahrer erhält daraufhin eine E-Mail mit dem Hinweis, dass er zu Ihrer Flotte eingeladen wurde. Ist der zukünftige Fahrer bereits im otp Fahrtenbuch registriert, kann er beim nächsten Start der App die Einladung entweder annehmen oder ablehnen. Ist er noch kein Nutzer des otp Fahrtenbuches, muss er sich zunächst mit der jeweiligen E-Mail Adresse registrieren.\r\n

Wie kann ich einen Fahrer löschen?

Ein bestehender Fahrer kann nur über die otp Fahrtenbuch Website gelöscht werden. Auf der Website können Sie in dem Menüpunkt „Flotte“ unter dem Menüpunkt „Fahrer löschen“ das entsprechende Fahrerprofil löschen.

FAQ Fahrt

Wie lege Ich eine „Neue Fahrt“ an?

Um eine „Neue Fahrt“ anzulegen starten Sie die otp Fahrtenbuch App. Im Startmenü wählen Sie den Zweck der Fahrt (Privat, Arbeitsweg, Geschäftlich), den Fahrer und das benutzte Fahrzeug aus, geben den Kilometerstand des Fahrzeuges zu Beginn der Fahrt ein und drücken auf Start.

Wie kann Ich eine Fahrt nachträglich bearbeiten?

Hierzu melden Sie sich an der otp Webseite an und wählen in der oberen Leiste „Fahrtenbuch“ aus. Auf der darauf folgenden Seite Sie sich die Fahrt aus die Sie bearbeiten möchten, klicken auf „Details“ und „Fahrt bearbeiten“.

Wie wähle Ich zwischen privater und geschäftlicher Fahrt sowie Arbeitsweg aus?

Auf dem Startbildschirm der otp Fahrtenbuch App sind diese drei verschiedenen Fahrten angelegt. Hier können Sie die für Sie passende Fahrt auswählen.

Wie lade Ich meine „Fahrten“ ins Backend hoch?

Dies geschieht automatisch, wenn keine Internetverbindung besteht, werden nicht hochgeladene Fahrten angezeigt und müssen manuell hochgeladen werden. Um die Fahrten manuell hochzuladen klicken Sie auf „Fahrtenbuch“. Jetzt können Sie die nicht hochgeladenen (Rot markierten) Fahrten durch an klicken hochladen.

Wie bearbeite Ich meinen Heimatort bzw. meine Arbeitsstätte?

Ihren Heimatort können Sie sowohl in der otp Fahrtenbuch App, als auch auf der Website bearbeiten. In der otp Fahrtenbuch App folgen Sie unter „Einstellungen“ dem Menüpunkt „Fahrer“ und wählen dort entsprechend Heimatort 0der Arbeitsstätte bearbeiten aus. Auf der Website klicken Sie zunächst auf den Benutzernamen am oberen rechten Rand und folgen anschließend den „Einstellungen“ hin zu „Heimatort“ und „Arbeitsstätte“.

FAQ Fahrzeug

Wie lege Ich ein neues Fahrzeug an?

Ein neues Fahrzeug kann entweder über die otp Fahrtenbuch Website oder die otp Fahrtenbuch App angelegt werden. Auf der Website können Sie in dem Menüpunkt „Flotte“ ein neues Fahrzeug anlegen. Im Reiter „Fahrzeug bearbeiten“ finden Sie einen entsprechenden Button „Fahrzeug hinzufügen“.

Wie wähle Ich mein Fahrzeug für die jeweilige Fahrt aus?

Auf dem Startbildschirm der otp Fahrtenbuch App können Sie das entsprechende Fahrzeug für die jeweilige Fahrt auswählen.

Wie stelle ich ein, dass ein bestimmtes Fahrzeug immer für eine Fahrt vorgeschlagen werden soll?

Hierzu öffnen Sie in der otp Fahrtenbuch App in den Einstellungen „Fahrzeug“ und wählen das gewünschte Standard-Fahrzeug aus.

Was tue ich, wenn das Fahrzeug, dass ich hinzufügen möchte, nicht in der Fahrzeugliste vorhanden ist?

Die Auswahl eines Herstellers sowie eines Modells sind optional bei der Anlage eines neuen Fahrzeuges. Sofern der von Ihnen gewünschte Hersteller bzw. das Modell nicht in der Fahrzeugliste vorhanden ist, wählen Sie als Hersteller und/oder Modell „Sonstiges“ aus der Liste aus. Sie können Ihren Hersteller bzw. Ihr Modell an otp senden. otp prüft Ihre Anfrage und erweitert ggf. die Fahrzeugliste um das gewünschte Fahrzeug. Hierzu folgen Sie bitte dem entsprechenden Link auf der mobilen Website „Fahrzeug hinzufügen“.

Wie bearbeite Ich meine Fahrzeugdaten?

Fahrzeugdaten können Sie nur auf der otp Webseite bearbeiten. Nachdem Sie sich erfolgreich angemeldet haben, wählen Sie aus der oberen Leiste „Flotte“ aus. Auf der darauf folgenden Seite suchen Sie sich das Fahrzeug aus die Sie bearbeiten möchten und klicken auf „Bearbeiten“. Nun können die gewünschten Fahrzeugdaten bearbeitet werden. Anschließend müssen Sie die geänderten Daten speichern, dies geschieht indem sie auf „Speichern“ klicken.

Wie kann Ich ein Fahrzeug löschen?

Fahrzeugdaten können Sie nur auf der otp Webseite bearbeiten. Nachdem Sie sich erfolgreich angemeldet haben, wählen Sie aus der oberen Leiste „Flotte“ aus. Auf der darauf folgenden Seite suchen Sie sich das Fahrzeug aus die Sie löschen möchten und klicken auf „Löschen“.

FAQ otp Fahrtenbuch App

Welche GPS-Daten werden bei aktiviertem GPS Tracking gesendet?

Bei aktiviertem GPS-Tracking werden Star- und Zieladresse per GPS ermittelt und Ihnen bei der Adressauswahl als Vorschlag angezeigt.

Auf welchen Android-Versionen funktioniert die otp Fahrtenbuch App?

Die otp Fahrtenbuch App ist optimiert für alle Android-Versionen ab 4.0.

Weitere Fragen

Haben Sie weitere Fragen?

Schreiben Sie diese bitte an support@otp-fahrtenbuch.com. Wir werden uns schnellstmöglich darum kümmern.